La règle du plus bas soumissionnaire n’est plus le seul critère d’octroi de contrats publics à Montréal, qui investit environ 1,5 milliard $ par année pour des contrats visant l’acquisition de biens, de services professionnels et généraux ainsi que pour l’exécution de travaux.
Un nouveau programme d’évaluation prendra aussi en compte le rendement des fournisseurs de biens et services.
L’évaluation de rendement des fournisseurs et des entrepreneurs s’appliquera à tout contrat adjugé par les services corporatifs ou les arrondissements dans le cadre d’un appel d’offres public, d’un concours d’architecture ou de design d’une valeur de 100 000 $ et plus, ou pour tout autre contrat que le comité exécutif jugerait utile d’évaluer.
Règles uniformes
Le processus de préparation et de documentation d’un sommaire décisionnel sera utilisé afin d’acheminer au comité exécutif, aux fins d’approbation, tous les rapports d’évaluation de rendement insatisfaisant qui auront été réalisés.
Le rapport d’évaluation sera basé sur des grilles d’évaluation propres aux trois domaines d’acquisition : biens et services généraux, services professionnels et exécution de travaux.
Chaque grille sera constituée de thèmes obligatoires à pondération prédéterminée et d’éléments explicatifs de mise en contexte.
Ces grilles d’évaluation produiront des résultats quantitatifs menant à un pointage exprimé en pourcentage.
La note de passage pour obtenir un rendement satisfaisant sera de 70 %.
La Ville produira un encadrement administratif afin de préciser les rôles et les responsabilités des intervenants dans l’évaluation du rendement des firmes.
Les services centraux et les arrondissements seront responsables de l’application de cet encadrement.
Impact d’une évaluation de rendement insatisfaisant
La confirmation du rendement insatisfaisant d’un fournisseur se traduira par son inscription pour deux ans sur une liste centralisée et publique qui sera gérée par le Service du greffe, avec la possibilité de voir leurs soumissions futures rejetées durant cette période.
Néanmoins, malgré leur inscription sur cette liste, les entreprises conserveront le droit de déposer une soumission.
Ainsi, plutôt que de donner aux villes le pouvoir de déclarer une firme inapte à soumissionner, le législateur a décidé de leur laisser le soin de refuser ou d’accepter les soumissions d’une firme dont le nom figurerait sur la liste de rendement insatisfaisant.
Si une firme dont le nom apparaît sur la liste est le plus bas soumissionnaire conforme, l’unité d’affaires devra recommander ce fournisseur, mais précisera au sommaire décisionnel que cette firme est inscrite sur la liste des fournisseurs à rendement insatisfaisant.
Jim Beis, responsable de l’approvisionnement à la Ville, a expliqué ce changement en ses propres mots : « Quand vous refaites votre cuisine et que vous n’êtes pas satisfait du travail de l’entrepreneur, vous ne le rappelez pas quand c’est le temps de refaire votre salle de bain. Les municipalités n’avaient pas ce pouvoir, elles l’ont maintenant et Montréal va l’exercer. »
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En complément :
- Ce nouveau programme d’évaluation entrera en vigueur dès que le conseil municipal et le conseil d’agglomération auront adopté les résolutions nécessaires.
- Selon la nature du contrat, la grille d’évaluation de rendement appropriée sera intégrée aux documents d’appel d’offres afin d’informer préalablement les soumissionnaires de ce nouveau processus.
- Tout rapport de rendement insatisfaisant sera préalablement transmis à la firme dans un délai de 60 jours de la fin du contrat. L’entreprise aura 30 jours pour y répondre. Au-delà de ce délai et en l’absence de réponse, l’évaluation de rendement insatisfaisant sera confirmée.
- S’il y a réponse de la firme, après analyse, l’unité d’affaires pourra décider de retirer ou de maintenir l’évaluation de rendement insatisfaisant. Tous les dossiers des entreprises faisant l’objet d’une évaluation insatisfaisant seront soumis au comité exécutif via le dépôt d’un sommaire décisionnel.
Ce qu’ils ont dit :
« Ce programme d’évaluation est le fruit de longs mois de travail, mais nous étions convaincus du bien-fondé de cette démarche. Pour la première fois de son histoire, la Ville de Montréal détiendra un formidable levier qui nous procurera la discrétion nécessaire pour écarter, pour deux ans, les entreprises qui offrent un rendement inférieur à nos attentes. Ainsi, la règle du plus bas soumissionnaire ne sera plus le seul critère fondamental pour l’octroi de contrats. Créé à la suite de la modification de la Loi sur les cités et villes, ce programme d’évaluation sera réalisé avec toute la rigueur requise et aura une note de passage minimal de 70 %. Les règles et les grilles d’évaluation sont claires et seront connues des entreprises qui soumissionneront. Ce programme d’évaluation est le fruit de longs mois de travail, mais nous étions convaincus du bien-fondé de cette démarche. Il nous procure un pouvoir supplémentaire et la formidable opportunité d’obtenir le levier nécessaire à l’obtention de travaux à la hauteur des critères de qualité attendus par tous. »
Lionel Perez, responsable des infrastructures, de la Commission des services électriques, de la gouvernance et de la démocratie ainsi que des relations gouvernementales au comité exécutif
« Quand vous refaites votre cuisine et que vous n’êtes pas satisfait du travail de l’entrepreneur, vous ne le rappelez pas quand c’est le temps de refaire votre salle de bain. Les municipalités n’avaient pas ce pouvoir, elles l’ont maintenant et Montréal va l’exercer. »
Dimitrios (Jim) Beis, responsable de l’approvisionnement à la Ville de Montréal
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